Secretaría Técnica

La Secretaría Técnica de un congreso se encarga de todos los preparativos para que el desarrollo del mismo sea todo un éxito. Coordina y asesora al comité organizador en todo lo que necesite.

Se trata del pilar fundamental que centraliza y desarrolla todas las operaciones logísticas que genera el congreso, así como también las actividades paralelas del mismo.

Sede

> Gestión y coordinación de las instalaciones donde se celebra el congreso
> Distribución de los espacios según las necesidades
> Gestión de las necesidades audiovisuales del congreso y contratación de equipamiento y personal

Personal

> Evaluación de las necesidades de personal (azafatas, fotógrafo, intérpretes…) y contratación
> Coordinación del personal contratado durante el congreso

Restauración

> Asesoramiento sobre recintos y menús para los servicios de restauración: cenas de ponentes, almuerzos de trabajo, pausas-café, cócteles, cenas de clausura…
> Gestión de las reservas y coordinación con el restaurante

Gabinete de prensa

> Elaboración de notas de prensa
> Cobertura informativa a los medios de comunicación

Secretaría in situ

> Organización y supervisión de la entrega de documentación y acreditaciones
> Acreditación y emisión de certificados de asistencia/créditos in situ

Servicios

> Análisis de los servicios necesarios para el congreso
> Propuesta de proveedores y presupuestos
> Supervisión y coordinación antes y durante el servicio

Promoción

> Realización del logotipo e imagen del congreso
> Definición del público objetivo para el envío de la información del congreso y de los canales de distribución
> Diseño, maquetación e impresión de programas, cartelería y otras publicaciones

Transporte

> Gestión de servicios de autocar para traslados a la sede, actos sociales, aeropuerto…
> Gestión de traslados privados para ponentes e invitados

Programa social

> Asesoramiento en la elaboración de propuestas para el programa social
> Coordinación de las confirmaciones de participación y de las actividades contratadas

Redes sociales

> Creación y mantenimiento de perfiles en redes sociales para el congreso
> Seguimiento y estadísticas